时间管理面试十大问题(包括示例答案)

时间管理面试问题

通过迈克·辛普森

在许多工作场所和各种各样的角色中,拥有时间管理技能是必不可少的。鉴于这种情况,招聘经理经常会在面试中问一些时间管理方面的问题,以寻找在该领域表现出色的候选人。

但是,时间管理技能究竟是什么?你如何向招聘经理展示你在时间管理方面的出色表现?如果你想为面试中有关时间管理的问题做好准备,以下是你需要知道的。

什么是时间管理?

如果你准备好回答任何关于时间管理的面试问题,你首先需要理解这个短语的意思。

据。的人说Glassdoor网站,“时间管理是一种有效划分工作优先级的能力。从本质上讲,这是你保持高效并确保实现总体目标的能力。”

虽然这个定义是一个好的开始,但它还有更多的含义。根据平衡“时间管理指的是开发提高效率和生产力的过程和工具。”

基本上,时间管理包括有效的组织和估计处理任务所需时间的能力,确定优先事项,并在一天中保持专注。此外,它还包括帮助您保持效率的技能、流程、技术和工具。这样,你就可以达到业绩目标并在最后期限前完成任务。

从技术上讲,时间管理在几乎任何类型的工作中都是至关重要的。然而,在快节奏的环境中,这一点尤其重要,因为员工经常要处理多种责任和相互冲突的优先事项。无论你是在餐饮服务行业、医疗行业、IT行业还是其他行业工作,时间管理都很重要。

由于扎实的时间管理技能能让员工整体表现更好,招聘经理会专门问有关时间管理的问题。在大多数情况下,时间管理面试的问题不是这样就是这样行为情境

在这些问题上,你必须讨论一个你过去的例子,或者你如何处理一个假设的场景,让招聘经理看到你的时间管理技能。

如何回答时间管理面试问题

在我们深入研究10大时间管理面试问题之前,让我们花点时间来谈谈你的整体面试策略。

虽然很多关于时间管理的面试问题都很常见,但招聘经理总有可能会问你一些意想不到的问题。通过磨练适当的技巧,你将为曲线球做好准备。

首先,你要做一些调查。花点时间浏览职位描述,关注任何涉及时间管理、优先级转移、快节奏工作或类似内容的内容。

接下来,浏览该公司的网站——包括它的使命、价值观声明和职业页面——以深入了解该公司在时间管理方面的文化。你也可以浏览该公司的社交媒体页面,因为那里可能有有价值的信息。

之后,花时间反思你过去的工作经验。找出时间管理至关重要的例子,或者你的时间管理技能帮助你成功的例子。通常,这些都是很好的例子,可以在你的回答中分享。

如上所述,大多数时间管理问题都是行为或情境性的,所以你要使用特定的方法来回答它们。通常,结合明星的方法裁剪方法是你最好的选择。

STAR方法为你提供了一个构建可靠答案的框架。它确保你讨论的情况,任务,行动和结果与你的例子。从本质上讲,它可以让你向招聘经理展示你有时间管理技能,而不仅仅是告诉他们,让你的回答更有效。

裁剪方法是关于相关性的。它可以帮助你找到与你想要的工作密切相关的例子或技能。通过使用它,你可以把自己定位为一个更强的匹配者,增加你用你的答案给招聘经理留下深刻印象的几率。

10个时间管理面试问题

通常,求职者在面试中遇到的关于时间管理的问题是非常相似的,不管他们的职业道路如何,也不管他们想找什么样的工作。然而,根据招聘经理想要招聘的具体职位,这些问题可能有独特的风格。

所以,根据你应聘的职位不同,这些问题看起来可能会有点不同,但招聘经理想知道的通常是一样的。既然是这样,你可以用下面的例子来帮助你理解一个优秀的答案是什么样子的,让你更容易创建自己令人信服的回答。

以下是时间管理面试的十大问题和答案。

1.你使用什么工具或技巧来确保你能够胜任你的职责?

虽然这个问题没有明确提到时间管理,但它仍然属于这一类。招聘经理想知道你能有效地管理你的工作量,即使监督有限。

在你的回答中,提到任何可以让你跟踪任务和相关截止日期的工具或技术。如果你能把这个和过去工作中的一个例子联系起来,那就把它融入到你的回答中去。

答:例子

“我使用了几种方法来确保我能在工作中履行自己的职责。当我的工作量较轻时,我发现一个简单的待办事项清单是跟踪任务和截止日期的好方法,让我可以根据优先级对活动进行排序,并在完成时检查它们。

如果我的工作量比较复杂,我会使用我的日历。这让我可以为各种任务留出时间,设置通知来提醒我即将到来的截止日期,并改善整体跟踪。”

迈克的提示:如果你想应聘的职位涉及项目管理或参与,而你有使用项目管理软件或协作应用程序的经验,你也可以在回答中提到这些。同样,任何能让你达到目标的工具都值得提及,特别是如果该技术在职位描述中列出了。

2.当你有多个相互矛盾的最后期限时,你该如何划分工作的优先级?

有效地划分任务优先级的能力是时间管理的关键部分。在这里,招聘经理想知道的是,如果你有两个或两个以上期限相互冲突的项目,你会如何处理你的工作。理想情况下,你要描述的策略可以让你迅速处理所有事情,确保所有目标都能实现。

答:例子

“如果我有多个相互矛盾的最后期限,我要做的第一步是确定是否有哪个任务比其他任务更重要。这可以包括业务意义上的一般重要性,或者如果其他任务(包括分配给我或团队中其他人的任务)取决于任何活动的完成。如果是这样,我就从这些开始,勤奋地完成它们,这样我就可以过渡到其他的职责,并在最后期限前完成。

如果所有的项目在重要性方面都是平等的,依赖性不是一个因素,我就从完成时间最短的任务开始。通过专注于这些并高效地工作,我可以清除我的待办事项列表,简化其余的计划。此外,任何需要更多时间或注意力的活动都将是我最后的唯一关注点,减少了与其他任务有关的干扰。”

3.你如何组织一个大型项目以确保在截止日期前完成?

通过这个时间管理的面试问题,招聘经理想要更多地了解你是如何把任务分解成易于管理的。在大多数情况下,你想谈论你是如何组织相关的单个任务的。这样,招聘经理就知道你能有效地分配时间到每一项活动上。

答:例子

“当我接到一个大项目时,我首先把它分解成小任务。这有助于我充分了解需要什么,允许我为项目完成创建一个框架。

接下来,我估计处理每个活动所需的时间。一旦我这样做了,我可以创建一个正式的时间表,概述我将完成什么以及什么时候处理它。只要有可能,我的目标是提前一点完成这个项目。这样,在提交交付成果之前,我也有时间审查我的工作。”

4.在你看来,为什么时间管理很重要?

作为一个更直接的时间管理面试问题,招聘经理只是想知道你对时间管理的看法。当你讨论为什么它很重要时,直接联系到它如何影响你高效工作的能力。这样可以让答案有点个人化,是一种更好的方法。

答:例子

“我认为时间管理很重要,因为它直接影响效率、生产力和目标的实现。通过利用时间管理技能,如组织、计划和安排,我能够保持我的职责,并在关键期限前完成任务。此外,有效的时间管理可以降低我的压力水平,因为我知道我有一个帮助我成功的策略。”

5.如果你接到一项期限很短、很有挑战性的新任务,你会怎么做?

下面是招聘经理问你的一个时间管理面试问题,看看你如何在有限的时间内处理一项新的职责。既然这是一个假设,你可以简单地讨论你处理这种情况的策略。但是,如果你有相关的经验,你也可以谈谈。

答:例子

“如果我接到一项期限很短、具有挑战性的新任务,我首先要做的就是收集尽可能多的信息,尤其是在我不熟悉处理某些任务的情况下。在做独立研究的同时,如果我需要指导,我会向我的经理澄清问题,或者向我的团队成员请教专业知识。这样,我就有了一个坚实的基础,增加了我成功的几率。

之后,我会专注于组织。我将分解需要处理的每个步骤,并估计所需的时间,给出一个功能路线图。然后,我会尝试建立一个时间缓冲区,以防我需要在这个过程中做更多的研究。

这就是我在上一份工作中遇到类似情况时使用的方法。最终,这让我能够保持目标,避免不知所措,并在紧张的最后期限前完成任务。”

6.告诉我一次你的任务过多,而你的经理想给你另一项任务。你是怎么处理的?

这是一个关于时间管理的面试问题,有点间接。招聘经理想知道的要么是你为接受新任务做了什么,要么是你如何与主管讨论这个情况。

即使你没有承担额外的工作,你的做法也表明你意识到了自己的能力和局限性。因此,即使是没有扩大你职责范围的回答也能让你成为一个强有力的候选人。

答:例子

“在我的上一份工作中,我的经理想在我已经有点超负荷的时候交给我一个新项目。当接到任务时,我向经理坦白了我的工作量。我讨论了我现有职责的时间要求,即将到来的截止日期,以及在新项目和当前职责中增加更多的工作将如何影响我的表现。

在那之后,我们一起努力寻找一个合理的安排。由于新项目在我的掌握范围内,我们发现可以将其他职责转移到其他日程安排中有空余时间的团队成员身上。最终,这是一个互惠互利的解决方案,因为我可以使用我喜欢的技能,在所有必要的截止日期前完成任务,并在保持工作量可控的同时超出预期。”

7.想象一下,你离开办公室一周后,回到电子邮箱时,收到了100条新邮件。你如何决定先关注哪一个?

在许多办公室工作中,每周收到100封(甚至更多)电子邮件并不罕见。这个问题可以帮助招聘经理了解你如何处理一项可能会考验你时间管理和组织能力的艰巨任务。

在你的回答中,概述你从邮件中筛选高优先级邮件的策略。然后,讨论你将采取的步骤来快速完成它们。

答:例子

“如果我离开办公室一周后,有100封新的未读电子邮件,我的第一步就是按优先级整理它们。我会创建几个文件夹,或者使用彩色标记之类的功能,让我可以标记高优先级的消息、重要的消息和不那么重要的消息。然后,我会快速浏览每一封邮件,然后移动或标记它。

整理完邮件后,我会将所有高优先级的邮件快速发送出去,让他们知道我在休假后回到了办公室,并会迅速处理他们的需求,并在可能的情况下提供下一条邮件的估计时间。然后,我会根据它们收到的顺序或它们的重要性,根据它们的整体性质,开始处理高优先级的任务。

处理完高优先级的邮件后,我会转到下一个优先级处理邮件,然后是最不紧急的邮件。总的来说,这种方法让我保持条理,让我能够有效地集中精力,确保重要的信息在那些可以等待的信息之前得到处理。”

8.你是如何为新的一天做好准备的?

这个时间管理问题更关注你的日常组织活动。它可以帮助招聘经理了解你如何为成功做好准备,让你更容易保持目标。

答:例子

“一般来说,我喜欢提前一天计划我的工作日。在我离开办公室之前,我会回顾我已经完成的任务,并将它们与我的待办事项清单或日历进行比较。这样可以确保我没有错过任何事情,如果我错过了,也可以让我把这些任务作为第二天的首要任务。

接下来,我创建了一个简单的待办事项清单,列出我第二天想要完成的事情。这给了我一份上班时可以使用的路线图,让我尽可能高效地开始新的一天。

如果可能的话,我也会收集第二天需要的材料,如果我有时间的话。如果没有,我就会先把需要的文件或信息保存好,确保我可以专注于任务,而不必停下来了解更多细节。总的来说,我发现这种方法非常有效,因为它让每个工作日的开始都少了很多压力。”

9.告诉我一个你错过最后期限的例子。发生了什么,你恢复过来了吗?

从技术上讲,这是一个关于你的时间管理技能何时失败的问题。最终,招聘经理只对问题出在哪里感兴趣;他们更关心你从这段经历中学到了什么,以及你是如何改正的。

理想情况下,你想要选择一个符合标准的例子,但你也能够成功。此外,在总结时讨论一些经验教训,表明你利用这些经验避免了将来出现类似的情况。

答:例子

“倒数第二届,我被派去监督一个大项目。这是我第一次承担如此规模的项目,虽然我具备所需的技能,但我低估了处理其中一些任务所需的时间。

在项目进行到一半的时候,我正在处理一个可交付的项目,在我继续工作之前,涉众需要对其进行审查。随着最后期限的临近,我意识到我达不到目标了。我立即联系了我的经理,解释说我可能达不到要求,并概述了我正在做的事情,以便尽快完成。此外,我让项目干系人知道我将错过最后期限,并提供了一个估计的完成日期。

最终,我无法在最初的截止日期前完成交付工作,这影响了利益相关者对公司和我的看法。然而,我仍然保持专注,在我设定的新目标前一天完成了任务。最终成果超出了他们的预期,这帮助他们重新建立了一些融洽关系。在那之后,我为这个项目投入了一些额外的时间,让我能够弥补失去的时间,并在最初的结束日期前完成这个项目。

总的来说,这次经历对我很有启发。由于这个项目,我学会了如何更好地估计我的任务所需的时间,并采用了一些新的组织实践,帮助我保持目标。从那个项目开始,我就没有错过过最后期限,我打算在我余下的职业生涯中继续这样做。”

10.你会采取什么措施来限制工作时的干扰?

虽然这看起来不像一个时间管理问题,但它确实是。限制干扰会让你更有效率、更多产,让你有更多时间专注于你的职责。

通常情况下,你会想要概述任何帮助你专注于手头任务的工具和技术。这可以包括技术,以及任何其他帮助你保持目标的策略。

答:例子

“我使用一些技巧来限制工作时的干扰。首先,我关闭了所有不必要的通知,因为弹出窗口会分散我正在处理的事情的注意力。其次,我会在我的共享日历上为这些任务留出时间,让别人知道我在这些时间里没空。

有时,如果我在办公室,我也会在我的桌子上放一个标志或信号,防止任何偶然的拜访。改变我在任何协作软件上的状态是我采取的另一个步骤,主要是出于类似的原因。

最后,我定期清理和整理我的工作区域。除了消除视觉上的混乱,这还能确保我需要的一切都在一个容易定位、可预测的地方。因此,我不必浪费时间在成堆的文件中寻找我需要的东西。”

把它们放在一起

在这一点上,你应该非常自信地回答时间管理面试问题。利用上面的信息和见解来帮助你准备自己的突出答案,并花时间练习你的回答,以提高你的舒适度。这样,你就可以轻松地给出答案,更有可能给招聘经理留下深刻印象,并有望获得这份工作。

好运!

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作者简介

迈克·辛普森

联合创始人而且首席执行官的TheInterviewGuys.com。迈克是一名求职面试和职业专家,同时也是TheInterviewGuys.com网站的首席写手。他的建议和见解已被诸如《福布斯》企业家CNBC以及更多的教育机构,如密歇根大学宾夕法尼亚州立大学东北和其他人。在我们的网站上了解更多关于面试人的信息关于我们页面