通过迈克·辛普森

更新6/4/2022

人们常说，每个成功的企业高管背后都有一位优秀的行政助理在暗中操持着一切。虽然这句话是为了搞笑，但它有一个相当坚实的真理核心。

一个有能力、合格、热情的行政助理是非常宝贵的，招聘经理会使用精确的行政助理面试问题来淘汰不合格的应聘者，以寻找优秀中的优秀。如果你想确保你已经准备好了，以下是你需要知道的。

什么是行政助理?

那么，什么是行政助理呢?好吧，在平衡说这些专业人士“办公功能的支柱，”他们没有错。现代行政助理就像员工的瑞士军刀，需要知道大量的信息，拥有多种技能。

如今的行政助理通常是首席执行官的左膀右臂，协助处理经营企业的日常事务。行政助理协调日历、安排会议、管理基本的办公室需求，并经常充当首席执行官和其他部门之间的联络人。

他们还可以承担更传统的任务，比如接听电话和电子邮件，准备报告，维护信息数据库和文件系统。

因为一个好的行政助理的角色是如此广泛，招聘经理会寻找那些拥有多种技能的候选人技能．也就是说，如果你去参加一个行政助理的面试，你应该准备好回答各种各样的问题，这些问题既难又难软技能．

确定一个行政助理的面试机会是很困难的，尤其是在竞争非常激烈的情况下。总的来说,近230万年人们在野外工作。但脱颖而出并非不可能。有了正确的策略，你就能把事情做好。

如何准备行政助理面试:我们的4条最佳建议

下面是我们的5条建议，可以让你为下一次行政助理的面试做好准备:

1.准备

在你踏入面试室之前，你就开始像行政助理一样思考，这很重要。正如我们上面提到的，一个可靠的行政助理是可以帮助繁忙的高管管理和便利日常事务的人。如果你能通过申请向招聘经理展示你的技能，你获得面试机会的几率将大大提高!

这意味着调整你的求职信，你的申请，以及你的简历特别是对工作和公司。确保你的技能和能力符合公司的需求，并且被清晰地强调出来。

如果招聘经理一眼就能看出你完全适合这份工作，他们更有可能让你参加面试。让他们的工作更容易!

2.用你过去的具体例子

一个好的行政助理的关键组成部分之一是让经理或行政人员的生活更轻松。无论是在求职信还是面试中，都要给招聘经理举一些确凿的例子，说明你是如何帮助上级做到这一点的。

注意:如果你正在准备的是行政助理的面试，而不是行政助理的面试(这是有区别的!)，那就来我们的行政助理面试问题文章．

3.认真审视你的软技能

我们讨论了软技能所以，确保你仔细阅读了这份清单，并钻研这份工作所需的软技能。精通技术只是工作的一半。扎实掌握面试职位所需的软技能，并在求职信、简历和面试中展示出来，这将帮助你从求职者变成被雇佣者!

4.亲身体验高科技

行政助理通常与技术打交道。确保你知道电脑、复印机、传真机和其他标准的办公设备是如何工作的，即使只是最基本的水平，也是任何招聘经理都会欣赏的技能。

虽然你可能不会被要求进行任何大修，但拥有如何使用设备和如何进行基本维护的工作知识将有助于凸显你管理平稳运行的办公环境的能力。

事实上，我们想让你知道我们创造了一个惊人的免费小抄这会给你逐字翻译的答案在即将到来的面试中，你将面临一些最棘手的面试问题。毕竟，招聘经理经常会问你一些更笼统的面试问题和他们的行政助理的具体问题!

点击下面获取免费PDF文件:

行政助理面试5大问题

既然我们已经掌握了这些技巧，接下来是你期待已久的时刻:行政助理的5大问题和答案。

记住，当你读这些问题的时候，想想你该如何回答，以及你如何才能最好地突出你的相关技能和知识。

别忘了把过去工作中的成功也写进去!

1.如果不同的经理给了你两个优先级很高的任务，你如何决定先处理哪个?

这是典型的行政助理面试问题之一，可以让招聘经理了解到你是如何做决定和应对挑战的。理想情况下，你需要概述一个总体策略——最好使用过去的一个例子——来突出你快速做出明智选择并取得成果的能力。

答:例子

“在这种情况下，我会综合考虑，决定先处理哪项任务。通常，我会考虑到要求的截止日期、所涉及的时间和总体难度。此外，我还会考虑某个任务是否会遇到延迟，比如等待其他项目成员的响应。

“例如，在我的上一份工作中，一位经理需要为即将到来的会议制作一份演示文稿，而另一位经理则需要一份概述项目状态的报告。两者都有相似的时间安排，而且作业基本上在同一时间到期。然而，我能够根据工作的性质决定如何进行。报告需要不同团队成员的投入，而presentation我可以独立完成。所以，我先去获取报告所需的数据，在等待这些回复的同时，我转向了演示。当所有的报告数据到达时，演示已经结束了，这让我可以重新调整我的注意力，并处理好这个问题。”

2.你的哪些优点能使你成为一名优秀的行政助理?

通过这个行政助理面试问题，招聘经理可以了解到你是如何看待这个职位的，同时也能了解到你的能力。这是一个简单的方法来评估你的心态和发现你的优势。

答:例子

“如果我只能选择一种让我茁壮成长的力量，那就是积极倾听。行政助理通常是一个支持性的角色，确保其他人有他们需要的东西来管理他们的任务。积极的倾听技巧使我特别有效率。

“作为我的过程的一部分，我不仅仅是听别人分享了什么。在我的上一个角色中，我从简单的倾听开始。然后，我重申了我所听到的，让我确保我完全理解。如果有必要，我会问一些探索性的问题，以进一步明确。总的来说，我发现这个策略非常有效，只要从一开始就收集了正确的信息，就能让我超出预期。”

3.你用什么策略来保持条理?

行政助理通常有很多事情要做，因此组织非常重要。对于这个问题，你只是想概述一下你用来掌握一切的技巧。

答:例子

“在我的职业生涯中，我制定了一些可靠的策略来保持有条不紊。首先，我是一个狂热的日历应用程序用户。除了用颜色标记约会以便更容易跟踪，使用通知让每件事都准时，我还为所有的工作安排了时间。这给了我一个以时间为基础的任务清单，确保我保持目标。

“当涉及到文件管理时，颜色编码的归档系统和标准化的命名约定会产生很大的不同。使用颜色编码，可以更容易地快速找到物理文档。通过对数字文件使用标准化的命名约定，搜索关键信息就容易得多。总之，这些流程提高了我的效率，同时确保每件东西都有它的位置，而且将来很容易找到。”

4.告诉我一个你处理紧迫截止日期的例子。

下面是面试行政助理的一个问题，招聘经理想知道你是如何应对压力的。确保你用一个清晰的例子来概括情况，以及你是如何克服挑战的。

答:例子

“在我的上一份工作中，一个重要的项目预算会议不得不意外地重新安排，将日期推迟了一个多星期。结果，我没有七个工作日的时间来收集所需的信息并创建报告，而是只有两天的时间来处理所有事情。

“我采取的第一步是回顾我的日历，调整我的时间表，以确保在我准备专注于报告时没有其他任务被遗漏。此外，我马上与相关项目成员进行了接触。在通知他们会议变更的同时，我还概述了我要求他们提供的准确信息以及何时需要这些信息，并将响应时间设置为比真正需要创建缓冲区的时间提前几个小时。

“在那之后，我立即联系了每个相关的供应商和供应商，并选择了电话，以确保快速反应。我再次明确地列出了所需内容和响应时间，营造了一种紧迫感。

“最终，这个策略让我得到了快速回复，让我有足够的时间在会议前写好所需的报告。事实上，会议甚至提前了几个小时就结束了，让我的经理有时间在会议开始前审查数据。”

5.描述一次你不得不迅速改变工作优先级的经历。

与上面的问题类似，行政助理经常处理不断变化的优先事项。同样，招聘经理想知道你如何应对这个挑战。

答:例子

“在我的上一份工作中，我们部门的另一位行政助理因为医疗紧急情况，不得不离开办公室几个星期。由于我是唯一可用的行政助理，这意味着我要迅速转向处理整个部门的关键任务。

“为了简化流程，我分别会见了每位经理，以了解其他行政助理手头上的项目。这使我能够创建一个功能性的待办事项列表，计算我的工作量和缺席的团队成员的工作量。虽然转型充满挑战，但我能够适应，为整个部门承担关键任务。”

你应该准备的25个行政助理问题

1. 1. 你以前做过行政助理吗?你的工作经验如何?
   2. 作为行政助理，你最喜欢/最不喜欢的是什么?
   3. 你为什么离开上一个职位?
   4. 到目前为止，你在这个职位上最大的成就是什么?
   5. 在你之前的工作中，你觉得最具挑战性的任务是什么?你做了什么来确保你在高水平上完成任务?
   6. 你认为行政助理对团队最大的贡献是什么?
   7. 你的打字速度和错误率是多少?
   8. 描述一下你使用计算机的能力水平。你用过哪些操作系统?
   9. 你用过哪些传统软件?你能熟练使用Office、Excel和其他类似的软件吗?
   10. 你有什么特别喜欢用来管理时间的工具吗?
   11. 什么样的主管能让你发挥出最好的一面?你和什么样的人合作得最好?
   12. 你喜欢独立工作还是团队合作?
   13. 在这个职位上，你对自己的工作安排有什么要求?你愿意加班吗?
   14. 描述一次你和办公室里的人相处不好的经历，以及你是如何调解这种情况的。
   15. 你是否遇到过难以共事的直接上司?你是如何处理这段关系的?
   16. 你认为行政助理在企业文化中扮演什么角色?
   17. 你在为任务划分优先级时采用了什么策略?
   18. 你能回忆起一个你最喜欢的项目吗?你喜欢这份工作的哪一点?如果被录用，你还会有这样的经历吗?
   19. 你认为自己善于沟通吗?你以前的同事或主管同意/不同意吗?
   20. 你是否曾同时协助过多个上级?你是如何处理他们分配给你的任务的?
   21. 描述一个你需要对上司保持谨慎的例子，以及你具体是如何处理的。
   22. 从短期/中期/长期来看，你认为行政助理的角色会发生变化吗?如果有，怎么做?你想过如何适应吗?
   23. 你管理过其他人吗?你愿意让一个或多个下属向你汇报工作吗?
   24. 你认为自己是职业助理吗?如果没有，你在目前的职业领域有什么发展的抱负?
   25. 作为行政助理，除了基本职责之外，你还履行过哪些超出你所期望的职责呢?

面试行政助理要问的20个好问题

在面试结束之前，招聘经理很有可能会问你是否有什么问题要问他们。

虽然你很想尽快放弃，但也要花点时间问自己的问题。这不仅能让面试官知道你真的对这个职位感兴趣，而且你还能学到一些你以前不知道的工作知识。

适合问的问题有:

1. 1. 你能描述一下在这个职位/部门典型的一天吗?
   2. 如果被录用，我的职责包括什么?
   3. 你认为这家公司未来五年的发展方向是什么?
   4. 这个职位有发展空间吗?
   5. 这些部门是如何组成的?我具体要向谁负责?
   6. 如果我和你以前的助理谈谈，他们会说为你工作最好的地方是什么?最糟糕的是什么?
   7. 描述一下你的完美助理。你最看重的品质是什么?
   8. 跟我说说你最差劲的助理。他们做了什么让他们变得最糟糕?
   9. 你能给我描述一下你们的绩效评估流程吗?考评多长时间举行一次?谁指挥他们?
   10. 这家公司是奖励员工还是鼓励员工?
   11. 你或公司是否鼓励和/或支持持续的教育项目?是否鼓励员工继续深造或重返校园?
   12. 你是否鼓励员工加入一些专业组织?
   13. 加班和/或周末工作时间有什么要求?
   14. 说到曾经担任过这个职位的员工，表现最好的人有什么共同点?
   15. 假期政策是什么?什么是病假政策?
   16. 你个人最喜欢在这里工作的哪一点?你最不喜欢什么?
   17. 如果你可以给新来的行政助理一条建议，你会说什么?为什么?
   18. 在过去五年中，这一职位发生了怎样的变化?你认为未来5年这一角色将发生怎样的变化?
   19. 这个公司或部门面临的最大挑战是什么?这个职位上的新员工如何帮助解决这个问题?
   20. 你对新员工在头30天、60天和90天的目标是什么?

当然，这只是我们的建议。根据你的研究和你自己的个人关注，请随意提出你自己的想法。

把它们放在一起

确保你已经准备好回答行政助理面试的问题，这意味着你要事先做足功课，让自己处于正确的心态，并找到有针对性的例子来突出你的专业知识。当然，作为the Interview Guys的学生，这些东西应该是小菜一碟!

好运！

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